En los últimos meses, las empresas han tenido que adaptarse al teletrabajo debido al avance de la situación derivada del COVID-19, convirtiéndose las reuniones virtuales en el pan de cada día. Las distracciones en el hogar han puesto para muchos teletrabajadores el reto de conseguir reuniones virtuales productivas.
Hoy en el Blog DevoluIVA te explicaremos todo lo que necesitas saber para tener reuniones virtuales más productivas y exitosas.
1. Elige la mejor herramienta para las reuniones virtuales
Existen varias plataformas en el mercado, la clave es descubrir cuál de ellas es la más adecuada para tu equipo. Ten en mente las funcionalidades que necesitas específicamente: ¿necesitas poder compartir pantalla? ¿quieres ver a todo el equipo a la vez?
2. Establece las bases del éxito
Es imprescindible que los miembros del equipo se sientan cómodos comunicándose entre sí. ¿Una buena táctica? Crea un lugar comunitario online donde los miembros del equipo puedan conocerse y conectarse fuera del horario de reuniones. El equipo DevoluIVA, por ejemplo, tiene un “Coffee time” marcado en el calendario cada mañana, donde los miembros del equipo pueden mantenerse al día y charlar desde sus respectivos hogares.
3. Evita horarios conflictivos
Descubrir qué hora le conviene a todo el mundo para realizar una reunión de equipo puede ser difícil, especialmente si estás trabajando con un equipo remoto en varias zonas horarias. Para solucionarlo, busca marcos de tiempo que funcionen para la zona horaria de la reunión y asegúrate de que todos los miembros del equipo tengan bloques de tiempo abiertos.
4. Crea una agenda para reuniones virtuales
La clave para hacer reuniones eficientes es planificar la agenda, dejando claro:
- Los puntos clave de conversación
- La estructura de la reunión
- Los miembros del equipo que asistirán
- Las responsabilidades de cada miembro del equipo en la reunión
- Cualquier documento o archivo relevante a compartir
5. Mantén al equipo involucrado
Ten en mente que todo lo anterior deja de funcionar si el equipo no está comprometido cuando llega el momento de la reunión.
Nuestras recomendaciones para mantener a todo el equipo en sintonía en las reuniones virtuales son:
- Tómate un tiempo para una charla informal
- Asigna tareas, preferiblemente interactivas, sencillas y frecuentes para que el equipo se involucre en su máxima potencia.
¿Cumples con todos los puntos? Desde DevoluIVA esperamos que a partir de ahora tus reuniones de teletrabajo aumenten en interacción y productividad.
